インターンシップに申し込んだものの、やむを得ない事情でキャンセルしなければならなくなることは誰にでもあります。体調不良や大学の予定、他社との日程重複など、理由はさまざまです。
ただ、「キャンセルすると選考に影響が出るのでは」「どうやって連絡すればいいのか分からない」と不安に感じる人も多いのではないでしょうか。
この記事では、インターンシップをキャンセルする場合の本選考への影響や連絡方法、守るべきマナー、メール・電話の例文まで詳しく解説します。
目次
インターンシップをキャンセルすると本選考に影響が出る？
一般的に、インターンシップをキャンセルしても、本選考に与える影響は少ないとされています。
体調不良や大学の試験、家庭の事情など、やむを得ない理由であり、かつ早めに連絡をしていれば、それだけで即マイナス評価になるケースは少ないです。企業側からは、「参加は学生の自由だから」「事前に連絡があれば気にならない」といった意見も見受けられます。
ただし、無断キャンセルや当日の直前連絡に加えて、マナー違反や失礼な文面での連絡は、マイナスの印象につながる可能性があります。
キャンセルすることよりも、対応の仕方や態度が評価対象となると考えられます。そのため、どうしてもキャンセルしなければならない事情がある場合は、マナーを守り、真摯に対応することを心がけることが大切です。誠実な姿勢が伝われば、その対応自体が信頼や評価につながることもあります。
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インターンシップのキャンセル連絡はメール？電話？
インターンシップをキャンセルすると決めたとき、多くの学生の方が迷うことが「連絡はメールでいいのか、それとも電話するべきか」という点でしょう。
インターンシップのキャンセル連絡は、基本はメールで問題ありません。ただし、状況によっては電話のほうが適切な場合もあります。判断の軸は「企業に迷惑がかからないかどうか」です。
基本はメールでOK！
インターンシップのキャンセル連絡は、基本的にはメールで問題ありません。
特に、開催日まで数日以上余裕がある場合は、メールで丁寧に事情を伝えれば失礼にはあたりません。連絡内容を記録として残せるため、誤解を防ぐためにも、双方にとってメリットがあります。忙しい中で電話対応に時間を取らせてしまうことも考えると、メールでの連絡が適切だといえるでしょう。
キャンセルメールは、以下のポイントを守って送りましょう。
- 件名に「インターンシップ辞退のご連絡」と明記する
- 氏名、大学名を必ず記載する
- 簡潔に理由を伝え、謝意を添える
長々とキャンセルする理由を書く必要はなく、簡潔に伝わるようにまとめることが大切です。
直前のキャンセルはメール＋電話連絡
開催前日や当日など、直前にキャンセルする場合は、電話連絡をしたうえで改めてメールも送ることが望ましいです。
直前のキャンセルは、企業側にとって人数調整や資料準備などの変更が発生する可能性があります。特に少人数制のインターンやグループワーク形式の場合、参加人数の変更はプログラムの実施内容にも関わることがあります。そのため、まずは電話で迅速に状況を伝えることが大切です。
電話では、以下の内容を簡潔に伝えましょう。
- 大学名と氏名
- インターンシップをキャンセルしたい旨と理由
- キャンセルのお詫び
大学名と氏名に加えて、体調不良などのやむを得ない事情であれば、その旨を簡潔に伝えれば十分です。
その後、電話のお礼と改めてのお詫びをメールで送ります。メールを送ることで、記録としても残り、より丁寧な印象となります。電話だけで終わらせるのではなく、メールでも一言添えられると、社会人としての誠実さをきちんと伝えられます。
インターンシップのキャンセル連絡するときのマナー
やむを得ない事情でインターンシップをキャンセルすることは、誰にでもあることです。本来ならキャンセルしないことが一番ですが、大切なのはマナーを守り、誠意を持って連絡することです。
企業は、参加学生の人数に合わせて資料を準備し、スケジュールを組み、担当者の時間を確保しています。その背景を想像し、誠実な対応ができるかどうかが今後の本選考にもつながります。
ここでは、最低限押さえておきたいマナーを確認していきましょう。
キャンセルを決めた時点ですぐに連絡する
キャンセルを決めたら、できるだけ早く連絡を入れましょう。
企業側は、参加人数に合わせてインターンシップの準備を進めている可能性があります。連絡を後回しにすると、企業の業務に支障をきたし、大きく迷惑をかけることになってしまいます。
また、キャンセルが出れば、他の就活生の参加機会を増やすことにもつながるため、できるだけ早めに連絡することを心がけましょう。
無断キャンセルはしない
もっとも避けるべきは、無断キャンセルです。
連絡なしで欠席すると、企業側に「何かあったのでは」と心配をかけてしまいます。場合によっては個人に電話やメールで確認することになり、余計な手間をかけてしまうことにもなるでしょう。
また、無断キャンセルは「約束を守れない人」という印象を強く残してしまうことがあります。たとえ、今後その企業を受けないとしても、社会人としての基本の姿勢を大切に行動することを意識しましょう。
体調不良でも、急用でも、短い一通で構いません。「参加できなくなりました」と伝えるだけで、状況は大きく変わります。
インターンシップのキャンセル連絡の例文
メールの例文
メールは、簡潔かつ丁寧な文章を心がけることが大切です。以下の例文を参考に、参加できなくなった旨とお詫びを伝えましょう。
件名：〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日のインターンシップに参加予定の、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
このたび、大学でのゼミ活動の都合により、誠に勝手ながらインターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いてご準備いただいている中、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部
氏名
メールアドレス
電話番号
ーーーーーーーーーーー
もし電話連絡をしたあとにメールを送る場合は、冒頭に以下の一文も加えましょう。
「本日お電話にてご連絡いたしました件につきまして、改めてメールでもお詫び申し上げます。」
電話の例文
電話の場合は、落ち着いて簡潔に伝えることが大切です。
お忙しいところ失礼いたします。
〇月〇日のインターンシップに参加予定でした、〇〇大学の〇〇と申します。
誠に申し訳ございませんが、急な体調不良のため、参加が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり大変申し訳ございません。
このたびは貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
インターンシップのキャンセルはマナーを守って必ず連絡を！
今回は、インターンシップのキャンセルについて解説しました。
インターンシップのキャンセルそのものが、必ずしも本選考に悪影響を与えるとは限りません。大切なのは、連絡の早さと誠実な姿勢です。
きちんとマナーを守り、誠意を持って対応することで、印象は大きく変わります。キャンセルする場合は、早めに連絡を入れ、無断キャンセルは絶対にしないことを徹底しましょう。
インターンシップは、企業にとっても学生にとっても貴重な機会です。だからこそ、参加できなくなった場合も社会人としての基本的なマナーを大切にしましょう。
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